一、行政档案保管工作是协会日常工作的重要组成部分，协会秘书处行政人事部的基本任务是：

1、对本协会的发布文件、会员入会资料、活动开展资料以及有关行政职能需要的文档资料等实行集中统一管理和保管。

2、根据行政保管档案工作要求，接收、立卷、归档、整理、装订、保管、统计协会秘书处的全部档案和资料。

3、根据协会工作需要，主动配合需求部门提供档案查阅利用，为协会各项工作服务。

二、查阅、借阅、移交档案必须遵照下列要求：

1、查阅档案人员必须政治可靠，认真负责。

2、借阅行政相关档案必须和部门业务对口，因工作需要超越规定范围，需经秘书长批准，方可借用。

3、凡借阅协会活动签到表、会员企业信息表等档案材料时，须经秘书长批准，方能借用。

4、档案原则上不借出秘书处办公室，如特殊情况需要外借时，借阅者需提出申请，经秘书长批准后方能外借，并限期归还。

5、需要摘抄档案时，必须经秘书长同意，摘抄档案材料以后，要经档案管理人员审查、核对。

6、查阅档案者，必须爱护案卷，不得擅自复印、拆散、损坏或涂改、勾划、圈点等。

7、凡移交的档案资料要保证按归档要求，做到整理规范、档号编制规范、编目清晰。

8、档案人员根据要求，对不符合移交质量的档案，有权要求移交人员重新整理后再移交。

三、档案安全保密工作要求：

1、认真做好防火、防盗、防潮、防晒、防虫蛀、防鼠咬等工作。

2、档案文件保管柜要保持清洁，文件整理规整有序。

3、档案保管工作人员离开办公室，要随时关好锁好文件保管柜。

4、档案保管人员在工作中形成的废纸，不得乱扔，一律按保密规定通过碎纸机进行碎化处理。

5、任何人不准携带档案材料进入公共场所。

6、档案工作人员要严格遵守行政档案保密制度；不得向无关人员透露协会行政档案内容。

7、未经批准，档案资料不得摘抄、复印或公布。

四、档案销毁要求：

1、严格坚持档案销毁标准，按照档案保管期限规定的标准，对保管期满的档案进行销毁。

2、档案销毁前，要严格履行审批手续，凡准备销毁的档案，必须通过行政经理鉴定，由秘书长批准后方可销毁。

3、但凡需要销毁的档案，必须编制销毁清单，同时提出销毁档案的内容分析报告。

五、附则：

1、本制度经发布后生效。

2、本制度解释权属协会秘书处。